お客様（取引先様）特定個人情報等の保護に関する方針

1. お客様（取引先様）特定個人情報等のお取り扱いについて

1. 当社におけるお客様（取引先様）特定個人情報等の利用目的
   当社で保有するお客様（取引先様）特定個人情報等の利用目的は次の事務の範囲のとおりです。

   1. 報酬、料金、契約金、及び賞金の支払調書作成に係る事務
   2. 不動産の使用料等の支払調書作成に係る事務
   3. 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に係る事務
   4. 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に係る事務

   なお、お客様（取引先様）から直接書面にて記載されたお客様（取引先様）特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報保護法21条第4項各号に該当する場合を除き、利用目的を明示させていただきます。
   ただし、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）30条第2項で読み替える個人情報保護法第18条第3項に該当する場合はこの限りではありません。

2. お客様（取引先様）特定個人情報等の第三者提供について

当社は、お客様（取引先様）特定個人情報等を第三者提供しません。ただし、番号法19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報の提供を受けることがあります。

3. お客様（取引先様）特定個人情報等の共同利用について

当社が、お客様（取引先様）からお預かりしているお客様（取引先様）特定個人情報等を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。

4. お預かりしているお客様（取引先様）特定個人情報等の開示等について

1. 当社は、お預かりしたお客様（取引先様）特定個人情報等の本人から、自己に関する特定個人情報の開示の求めがあった場合には遅滞なく対応することとし、次の各号のとおり手続きを定めます。

   1. 開示等のお申し出に必要な書類
      開示等のお申し出をされる場合は、次の請求書をダウンロードし所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりご請求をお願いいたします。

      • 特定個人情報等開示請求書（PDF形式：118KB）
        （別途、手数料1,000円（消費税込）が掛かります。郵送の場合、現金書留にて郵送願います。）
      • 特定個人情報等訂正請求書（PDF形式：120KB）
      • 特定個人情報等利用停止・消去請求書（PDF形式：206KB）
      • 特定個人情報等第三者提供停止請求書（PDF形式：205KB）
      • 本人確認書類
   2. 請求書送付先
      〒100－6150
      東京都千代田区永田町2－11－1
      株式会社NTTドコモ マイナンバー対応窓口

   • なお、封筒には朱書きで「申請書類在中」とお書き添え願います。
   • ｢開示等のお申し出｣により取得したお客様（取引先様）特定個人情報等のお取扱いについて、開示等のお申し出によりお預かりしたお客様（取引先様）特定個人情報等の利用目的は、開示等のお申し出の対応に必要な範囲のみで取り扱うものとします。
2. 当社は、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該求めに係る個人情報の全部又は一部について開示を行わないことがあります。開示を行わないことを決定した場合はその旨、理由を付記してお知らせいたします。（その場合、手数料をお支払いいただく必要はありません。）

   • 申請書に記載されている住所、本人確認書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しない場合。
   • その他本人確認ができない場合。
   • 所定の申請書類に不備があった場合。
   • 開示の求めの対象が、当社に存在しない場合。
   • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
   • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
   • 他の法令に違反することとなる場合。
3. 当社は、特定個人情報等の本人から、自己に関する特定個人情報の訂正等（訂正、追加もしくは削除又は利用の停止もしくは第三者への提供の停止）の求めがあった場合には遅滞なく調査を行います。この場合において、当該求めに係る特定個人情報の内容が事実でない場合その他当該特定個人情報の取り扱いが適正でないと認められる場合は、遅滞なく訂正等を行います。
   （訂正等のお申出は、当社お客様窓口までお願いいたします。）
   なお、当社は訂正等の求めがあった場合においても、法令等の規定に基づき、当該求めに係る特定個人情報の全部又は一部について、訂正等を行わないことがあります。

5. 当社のお客様（取引先様）特定個人情報等に関するご相談窓口

当社のお客様（取引先様）特定個人情報の取り扱いにつきまして、下記まで、メールにてお申し出下さい。ご来社頂いてのお申し出はお受けいたしかねますので、ご了承いただきますようお願いいたします。

メールでのお問い合わせはこちら     docomo_mn@ml.nttdocomo.com

6. 法の遵守について

当社は、お客様（取引先様）特定個人情報等の取扱いにあたって、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」及び関連法令を遵守し、主管する省庁のガイドラインや業界ガイドラインを守ります。

7. 安全管理措置について

当社は、お客様（取引先様）特定個人情報等の取扱いにあたって、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を適切に行います。

1. 組織的安全管理措置
   委員会や各組織の管理責任者などの管理体制の構築、社内規程の整備、管理台帳やプロセス管理表などのステートメントの作成、更に継続的な改善など組織的な管理体制を構築しています。
2. 人的安全管理措置
   役員、社員、派遣社員を問わず、お客様（取引先様）特定個人情報等を取り扱う全ての従業者に、お客様（取引先様）特定個人情報等の保護の重要性を周知・啓発し、守秘義務契約の締結と共に必要な監査・監督を行いその実効性を担保します。
3. 物理的安全管理措置
   お客様（取引先様）特定個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、火災・落雷等によるお客様（取引先様）特定個人情報等の棄損に対する対策、システムや文書の持出し・移送・保管時における施錠などの諸対策を講じます。
4. 技術的安全管理措置
   個人データにアクセスする場合の認証・権限管理・制御・記録などのアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や責任の明確化などによる移送・送受信時の対策、情報システムの監視、などの技術的管理措置を講じます。

8. 従業者および委託先の監督について

1. 当社は、安全管理措置の実施その他の個人情報の適正な取り扱いの確保のため、従業者に対し、必要な教育研修を実施します。
2. 当社は、[個人番号関係事務又は個人番号利用事務]の全部又は一部を委託する場合があります。この場合、当社は、個人情報を適正に取り扱うと認められるものを選定し、委託契約において、当社自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置、秘密保持、再委託の条件その他の個人情報の取り扱いに関する事項について適正に定め、必要かつ適切な監督を行なうものとします。

9. マネジメント・システムの継続的改善について

当社は、お客様（取引先様）特定個人情報等の保護に関するマネジメント・システム（コンプライアンス・プログラム）を常に最良の状態に維持するため、規程類を定期的、継続的かつ柔軟に見直し、技術や法制度の変化などに合わせ、適時適切なる管理体制の改善に努めます。