1.テレワークで会社への帰属意識が希薄化！？

総務省の発表した「コロナ下でのテレワークの課題とは －『日本型テレワーク』を目指して－」において、テレワークの課題を2020年4月、5月、11月に分けて質問をしたところ、個々の課題の割合は時間の経過とともに低下傾向なのに対して、「会話が減って寂しさを感じる」「チームに一体感が感じられない」の回答率については、それほど課題感が低下していません。オフィスでは、通りがかった人と会話をしたり、納期に向かって皆で頑張るといったことが当たり前にできましたが、テレワークでは周りのメンバーの働く様子がわからないため、組織やチームの一員であるという意識が低下することが懸念されています。

※ 総務省「コロナ下でのテレワークの課題とは －「日本型テレワーク」を目指して－」P.19 （2021年5月）

また経済産業省の発表した資料には、従業員エンゲージメントの調査が掲載されています。エンゲージメントは、会社に対する愛着や思い入れ、会社で働くことへの熱意を指します。この調査によると日本で熱意あふれる社員の割合はわずか6％で139か国中132位という結果となっています。これは2017年の調査ですが、テレワークの課題の調査で帰属意識の課題は残っていることから、現在は従業員のエンゲージメントがさらに下がっている可能性があります。帰属意識を高めることの効果は人材確保だけではありません。民間企業と大学による国内企業を対象にした調査では、エンゲージメントが営業利益率や労働生産性と相関があるとしています。エンゲージメントを高める取り組みは企業にとって必須と言えます。

2.帰属意識を高める取り組みが、オンライン併用へ

帰属意識を高めるために、企業がやるべきことはさまざまありますが、情報共有がひとつの大きなポイントになります。社内コミュニケーションに力を入れているある企業では、全社員にアンケートを行ったところ、「一体感の醸成」「理念浸透」「社内の相互理解」に問題があることがわかりました。そこで社内向けのWebサイトをリニューアルし、社内の情報を随時共有することで、会社と社員の意識を一致させることを目指しています。会社の理念、方向性を理解し、他の社員がどのようなことをやっているかを知ることは、心の距離を縮め、社員として誇りを持つことにつながります。

社内の情報共有の取り組みの一環として、社内報に力を入れている企業が多いですが、テレワークで出社が減った今、紙媒体の社内報だけでは情報が伝わらない可能性があります。紙媒体の社内報は、プッシュ型で情報を提供できるメリットがありますが、即時性があり場所の制約がないオンラインを併用する意義も高まっています。

テレワークの普及により、コミュニケーションの大切さを実感した企業も多いのではないでしょうか。テレワークによって、同じフロアで働く人との会話は減ったかもしれませんが、遠隔地の拠点にいる社員との距離は近くなったと言えます。今後は場所の制約のない新たなコミュニケーションを構築し、帰属意識を高める取り組みが必要とされています。

3.情報が探しやすく、メッセージが必要な人に届くソーシャルイントラネット「LumApps」

社内報をオンライン化する手段として、今回ご紹介するのがソーシャルイントラネット「LumApps（ルムアップス）」です。今や多くの企業がグループウェアを導入しています。またテレワークの普及により、Web会議やチャットツールの活用が浸透しました。LumAppsは、そうしたさまざまなコミュニケーションのハブとして、情報の発見・共有・シェアの流れを作るプラットフォームです。

LumAppsには次のような特徴があります。

●ポータルサイトを簡単に作成できる

社員のエンゲージメントを深めるために、社内ポータルサイトには使いやすく親しみやすいUIが求められます。しかし従来の社内ポータルサイトは社内用ということもあり、無機質なリンクが並んでいるだけになっていないでしょうか。LumAppsは、ウィジェットを組み合わせるだけで、企業カラーを反映し親しみが感じられるサイトを簡単に構築できます。

●Google WorkspaceやMicrosoft 365とシームレスに連携

生産性を向上させるには、欲しい情報がすぐに手に入る必要があります。LumApps はGoogle WorkspaceやMicrosoft 365とシームレスに連携し、全ての情報がアクセスできるプラットフォームを提供します。

●コンテンツターゲティングで必要な情報だけを届ける

社員にとって必要な情報と不必要な情報が並列で表示されていると、伝えたい情報が届きにくくなってしまいます。LumAppsは閲覧権限を設定し、部署別・役職別に配信することができます。

●コミュニティ機能で縦横斜めのつながりを作る

FacebookやInstagramの社内版のイメージで、業務に活用できるのはもちろん、趣味や雑談のチャネルを立ち上げて社員の縦横斜めのつながりを作るのに役立ちます。

4.LumAppsの活用方法

導入企業はLumAppsをどのように活用しているのか、一例をご紹介します。

●社員を紹介するコンテンツを作成

ある企業では、社員を取材してコンテンツを作成しています。その人が得意とする領域が他の人に伝わるほか、どんなことに興味があるのかがわかるので話しかけるきっかけになります。実際に取材された社員は、今まで面識がなかった数人の社員から話しかけられ、新たな交流が生まれました。

●「ここに来れば全てがわかる」相談機能付きナレッジベース

プロジェクトにおいて、必要な資料が一元化されていると、生産性も向上します。ある企業では、プロジェクトに必要な資料をファイルキャビネット形式で格納するほか、プロジェクトに関連するニュースレターを週に1回配信しています。コミュニティ機能で相談を受け付けるチャネルも設けることで、困った時のサポートも行っています。

●テーマに関わる取り組みを支援

働き方改革やコロナ禍など、特定のテーマに関わる情報を一元的にまとめることができます。ある企業では、コロナ禍でのリモートワーク支援として、コロナ対策や健康管理も含めて必要な情報をまとめて掲示しました。

5.場所を選ばない新しい働き方に合った社内ポータルサイトを

社内報サイトがあっても、社内からしかアクセスできないため、テレワークに移行している現在はアクセス数が減少している、といった課題を抱えている企業も存在します。現在の働き方に合った設計になっているかどうか、改めて社内ポータルサイトを見直してみてはいかがでしょうか。