1.行政への届け出に時間をかけているのはもったいない

「行政手続き」は、企業にとって欠かせない業務のひとつです。たとえば、社会保険や雇用保険に関する労連した助成金手続きも役所への手続きが不可欠となります。ほかにも、業務に必要な申請を各種行政機関に届け出ることもあり、不動産会社が賃貸住宅を取り扱う場合には、国土交通省に賃貸住宅管理業登録を行う必要があります。

このような行政機関への申請は、従来は関連書類を郵送したり、直接窓口に担当者が足を運ぶ方法で行われていました。しかし、テレワークなど多様な働き方が進められる現在、こうしたアナログな手法は時代遅れといえます。

最近ではITを活用した電子申請も可能になっていますが、管轄の役所にアクセスする場合にはIDとパスワードが必要で、申請を行う役所が複数ある場合は、それぞれ異なるIDとパスワードが求められます。窓口に行かなくて済む一方で、ID管理、パスワード管理という業務負荷が増えてしまい、結果的に申請が煩雑なことには変わりません。

2.「GビズID」で保険や補助金の申請を電子化してみよう

こうした電子申請の手間を省く手段として、「GビズID」というものが存在します。

GビズIDはデジタル庁提供の法人・個人事業主向けの共通認証システムで、複数の行政サービスを一つのアカウントで利用できるという特徴があります。IDに有効期限は無いため、一度発行すれば年度更新も不要で使用できます。2020年4月からは、社会保険や雇用保険に関連した電子申請にも利用できるようになりました。

GビズIDが利用可能な行政サービスの範囲は拡大しています。経済産業省が運営する補助金申請システムの「Jグランツ」もその一つです。

Jグランツは、補助金に関する公募から事後の手続きまでの過程をすべて電子化したシステムです。GビズIDを取得後、トップページの補助金一覧から、申請可能な補助金を選択するだけで申請・届出が可能です。同じ経済産業省が管轄する手続きでは、産業保安法令に基づいた手続きを行う「保安ネット」にも対応しています。

3.即日作成可能なアカウントや、従業員向けのアカウントも作れる

GビズIDには、申請内容に合わせて「gBizIDエントリー」「gBizIDプライム」「gBizIDメンバー」という3種類のアカウントが用意されています。

gBizIDエントリー、は誰でも作成が可能な、オンラインで即日作成可能なアカウントです。登録に必要なものはメールアドレスと操作端末だけ。本人確認が不要な重要度の低い行政サービスで利用できます。

gBizIDプライムは、エントリーよりも、本人確認などが必要な重要度の高い行政サービスでも利用可能なアカウントで、法人代表者または個人事業主向けのものとなります。申請時には、印鑑証明書や登録印鑑、登録申請書が必要で、書類審査を経てアカウントが作成されます。審査には2～3週間ほど要することになります。法人代表者や個人事業主がメインとなるアカウントで、先に挙げたgBizIDエントリーから変更することもできます。

gBizIDメンバーは、gBizIDプライムを利用する法人代表者または個人事業主が、従業員用のアカウントとして、自身のマイページで作成できるアカウントです。gBizIDプライムが許可したサービスだけ利用できます。

事前にGビズIDを作成しておくことで、行政手続きの簡略化が可能になります。登録は無料ですが、gBizIDプライムの発行には前述の通り時間がかかるため、事前に作成しておくのが良いでしょう。