1.「会議はオンラインで」が当然に

自宅や外出先など、オフィス以外の場所で業務を行うテレワークは、柔軟なワークスタイル構築をめざす「働き方改革」の施策として、また、新型コロナウイルス感染拡大防止策として期待されています。離れた場所にいる相手とインターネットを介して対話するWeb会議ツールは、テレワーク環境でのコミュニケーション手段として急速に導入が進み、今や「会議はオンラインで」は当然という時代になりました。

Web会議のメリットとしては、インターネット環境があれば場所を問わず、どこからでも参加できること、画面共有や録画保存といった機能により細やかな意思疎通が図れることが挙げられます。さらに、従来のテレビ会議システムのように大型ディスプレイなどの専用機器を必要とせず、パソコンやスマートフォンで手軽に利用できることも魅力です。

現在、各種のWeb会議ツールが提供されていますが、それぞれに特徴があり、機能も異なります。そこで今回は、用途に応じたツールの選び方について考えてみましょう。

2.代表的なWeb会議ツール紹介

現在、各種のWeb会議サービスが提供されていますが、それぞれに特徴があり、機能も異なります。そこで今回は、ビジネスシーンで普及している４つの代表的なサービスを紹介しましょう。

1　Zoom（Zoomビデオコミュニケーションズ）
大人数が集まるミーティングを念頭に置いて開発されたサービスです。導入が簡単なこと、Windows、Androidほか多くのOSに対応していることから、企業はもちろん教育機関などでも広く活用されています。

2　Microsoft Teams（マイクロソフト）
同社のMicrosoft 365製品群の一つとして提供されるサービスです。Word、Excel、PowerPointなどビジネスで広く使われているアプリケーションと連携し、テレワークをスムーズに進めることが可能です。

3　Cisco Webex Meetings（シスコシステムズ）
ビジネス利用に適した高品質のWeb会議環境を提供するサービスです。セキュリティや運用時間などビジネスに求められる信頼性を重視し、用途別に豊富なオプション機能を追加することができます。

4　Google Meet（グーグルクラウド）
同社のビジネス向けグループウェア Google Workspace の一機能であるWeb会議サービスです。Gmail や、Googleカレンダー からシームレスにWeb会議を始めることができ、シンプルなUIとUXが特徴です。

上記以外にもさまざまなWeb会議ツールが提供されていますが、いずれも品質向上を目指した改良が重ねられ、優劣つけがたい状況になっています。各ツールの特徴や自社の要件、たとえば既存アプリとの連携性やセキュリティポリシーへの準拠などを踏まえ、選定することが大切でしょう。

3.導入に向けた準備の進め方

それでは、実際にWeb会議ツールを導入するにあたり、どのような進め方をするべきなのでしょうか。

はじめに、「何のために導入するのか？」を明確にします。Web会議には簡単な社内ミーティングのほか、社外の人を交えた会議、商品やサービスを紹介するイベント、ウェビナー（Web会議の仕組みを使ったセミナー）など、さまざまな用途があります。本記事で取り上げたサービスには、システムに負荷がかかる大人数の会議に適した機能や、機密保持が必要な商談に役立つセキュリティ機能、ウェビナーで有効な資料配布機能などの特徴（セールスポイント）があるので、あらかじめ導入後の使い方を考えておきましょう。

次に、「現在抱えている課題」を整理します。Web会議はテレワークでのコミュニケーションに役立つものですが、肝心の社内コミュニケーションが不十分な状態では活用できません。遠慮して誰も発言しなかったり、「あの人とは会話しづらい」「この話題は避けたい」といったフィルターがかかってしまうと、むしろコミュニケーションを阻害する要因になってしまいます。まずは前提として、社内コミュニケーションの現状と問題点を把握することが大切です。

（※）東京商工会議所「テレワークの実施状況に関するアンケート」（2020年11月）

4.ニューノーマル時代のビジネス成長に必須の技術

Web会議には、対面とは異なる独特の感覚があります。たとえば、対面での会議では参加者の表情を見ながら発言を促したり、微妙な「間」を持たせてタイミングを調整したりしますが、Web会議では全員が並列的に参加する形になるため発言が一方的になる、もしくは発言内容が偏るといった状況に陥るケースが少なくありません。そこで重要になるのが、会議の進行を担う「ファシリテーター」の役割。オンラインで伝わりにくい参加者の表情を的確に捉え、バランスに配慮しながら円滑に会議を進めることができれば、対面会議以上の効率化を図ることが可能になります。

なお、実際にWeb会議を導入しているユーザーから挙げられる問題点として、「映像・音声が途切れて会話が進まない」という指摘があります。これは主にネットワークの状態に起因するものですが、中にはアプリケーションの設定が不適切であったり、端末の不具合などから発生している場合があります。導入の際には各参加者の使用機材とネットワーク環境を確認し、スムーズに活用できるよう準備しましょう。

コロナ禍での応急的な導入から、ニューノーマル時代に必須の仕組みとして定着しつつあるWeb会議ツールは、ビジネスの成長に大きな役割を果たすものです。自社の状況に合ったサービスを選び、コミュニケーションの充実に役立てていきましょう。

NTTドコモでは、各種Web会議ツールを取り扱っており、数多くの導入実績がございます為、お客様に最適なWeb会議ツールの提案を致します。