1.BCP策定から運用までの流れ

情報システムへの依存度が増す現代において、BCPの準備がなければ障がい発生時に企業は業務を停止せざるを得ないでしょう。業務効率化を目的とした生産・物流拠点の集約が進むなかでも、トラブルに備えてBCPを策定することは不可欠です。
また、自然災害リスクを含む予測困難なリスクも軽視できません。地震や台風といった災害対策はさることながら、コロナ禍の混乱が続く現状においてはウイルス感染対策も考慮が必要な事項です。
そのため、BCPを策定し運用していくには正しいステップを踏む必要があります。最初に着手すべきは組織体制の検討です。その後ビジネスインパクト分析、分析結果をベースとしたBCP策定、BCP導入、教育・訓練と進めます。くわえて、導入後も必要に応じて見直しを行い、適切なBCPを維持・管理しなければなりません。策定・運用においては、「防災計画」との混同を避ける、業務のクロストレーニングを行う、といった考慮ポイントがあります。

※事業継続計画（BCP） - 経済産業省

2.①組織体制の検討

まずはBCP責任者を任命してから全社的横断組織を設立します。
BCP責任者はBCマネージャーとも呼ばれ、BCP策定から運用において軸となって組織をまとめます。役割は多岐にわたり、BCPプロジェクトの調整と組織管理、プロジェクト計画の策定と予算管理、定期的なBCPの見直しなどの中心となる立場です。なお、組織の最終的な責任の所在を明確化すべく、責任者任命の際は経営陣の役割や責務を明記することに留意しましょう。
次にメンバーですが、全社的横断組織の設立を念頭に選出します。BCPは事業継続に関係する会社内のさまざまな問題を取扱います。そのため、人事や総務、財務、調達、経営、広報、法務、営業、マーケティングなど、組織関係者を広く巻き込んだ全社的横断組織を立ち上げなければなりません。

※ 事業継続計画（BCP） - 経済産業省

3.②ビジネスインパクト分析の実施

組織体制を確立したら、組織における重要な業務や関連するリソースを特定して事業継続への影響を分析します。分析の目的は、「事業継続と復旧の優先順位付け」「ボトルネックの特定」「目標復旧時間（RTO）の設定」の大きく3つです。
まず、重要事業の会社や社会への影響度を総合的に勘案し、事業継続の優先順位を付けます。この時、優先順位付けの際は重要業務を横串でみて選定することが重要です。部門や部署ごとに分断してしまうと、適切な資源配分や事業停止時の再開順序を判断できません。
優先順位付けの後は組織が存続するうえで欠かせない「ボトルネック」を特定します。ボトムアップ型のBCPを意識して平時の業務を徹底的に棚卸しすれば、日常業務に潜むリスクを見落とさずに済みます。なお、リスクが発生する原因だけに注目せずに、事業継続の鍵となる物流やシステムなどが喪失する可能性も想定する必要があります。
そのうえで、事業に大きな影響を及ぼさずに復旧させるための「目標復旧時間（RTO）」を設定します。ビジネスインパクト分析の結果やお客さまからの要請、社会的要請などを総合的に判断して決定しましょう。
また、ビジネスインパクト分析と並行してリスク分析も実施します。組織の重要業務に関係するリスクを洗い出し、関連する統計データ・新聞記事・トラブル報告書などのデータをできる限り収集しましょう。集めたデータを参考に、BCPの発動に至る可能性を関係者で事前に想定します。

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4.③分析結果を踏まえたBCPの策定

分析結果を基にBCPを策定します。BCPの基本方針として、業務の優先順位やBCP発動範囲、BCP発動のタイミング、業務の復旧目標および復旧計画・顧客対応計画などをまとめます。
その際、目標復旧時間の達成に必要な投資額の予算化も忘れてはなりません。また、全社に共通した基本対応手順と部署ごとの個別計画がそれぞれ必要ですが、相互の依存関係の明確化や協力体制の確立など、重複を回避し組織の動きを効率化する視点も重要です。

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5.④BCPの導入と教育・訓練

コロナウイルスや大規模な災害の発生は、どちらも事前に予測することは困難です。そうした不測の事態に対してBCPを機能させるためには、社員へBCP導入を周知徹底し、定期的な教育を実施していかなければなりません。
教育はBCP責任者の指導のもとに実施し、「教育・訓練計画書」を作成したうえで「教育・訓練実施記録」に実施状況を残します。実際の内容としては、会社全体でBCPの配付や説明会を開催し、不測事態発生時の連絡体制やシステム障がい時に確認すべき事項などを共有します。この時、各部署で実施する教育では、より具体的な内容を盛り込みましょう。たとえば、緊急連絡網やシステム障がい時の復旧手順の確認などが必要です。
BCPの導入と教育・訓練で大切なのは、BCPを実際に動かせる基本動作を組織全体に根付かせることです。そのため、BCPの訓練には演習を率先して取り入れると良いでしょう。また、個人や組織単位での能力を把握し、それぞれに応じた育成計画を作成することも有効な手段です。

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6.⑤BCPの維持・管理 ～チェックリストを活用しよう～

BCPの配付に際しては、「BCP配付先一覧」にて管理しBCPが外部に漏えいしないよう厳重に取扱いましょう。また、情報システムの変更やコロナウイルスのような新たな脅威の出現を踏まえ、策定したBCPは適切なタイミングで見直さなければなりません。たとえば人事異動や組織の大幅な変更、準拠すべき法令の改正などによってもBCPの見直しは必要です。
くわえて、自社のBCPを強化するにはチェックリストの活用がおすすめです。例として、以下に中小企業庁が公開しているチェックリストのうち、人的資源に関連するチェック項目を並べます。自社の状況と照らし合わせることで、現在のBCPを強化する余地がどこにあるか見えてくるでしょう。

・緊急事態発生時に、支援が到着するまでの従業員の安全や健康を確保するための災害対応計画を作成していますか？
・災害が勤務時間中に起こった場合、勤務時間外に起こった場合、あなたの会社は従業員と連絡を取り合うことができますか？
・緊急時に必要な従業員が出社できない場合に、代行できる従業員を育成していますか？
・定期的に避難訓練や初期救急、心肺蘇生法の訓練を実施していますか？

前述のとおり、コロナウイルスなどの感染症の発生や大型台風などの自然災害はBCPにて特に考慮すべき項目です。感染症を念頭にしたものとしては、感染拡大を予防し事業を継続させる体制づくりがポイントです。まずは従業員や家族への感染を防止し生命を守ることを最優先に考えた項目を策定しましょう。そのうえで、「複数グループによる交替勤務」「在宅勤務」「社員のクロストレーニング」などを盛り込み事業の継続を担保します。
また、自然災害についても人命を優先し、その後重要事業の継続を考えるという点は同じです。上記に加え、「会社のビルや工場の強度や安全性」「保険の損害補償範囲」「災害対策を目的とした融資制度」なども考慮しましょう。

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