テレワークはむしろ“コロナ後”に真価を発揮する

テレワークはむしろ“コロナ後”に真価を発揮する

ドコモが提供するテレワーク支援サービスである、クラウド型Web会議システム「sMeeting」と、クラウド型仮想デスクトップサービス「s-WorkSquare」を例に、“アフターコロナ”におけるテレワークの価値を考えてみます。

目次

1.テレワークの本当の価値とは

新型コロナウイルス感染拡大に伴う、緊急事態宣言は5月25日に全都道府県で解除され、人々の生活や働き方は徐々に宣言前に戻りつつあります。
とはいえ、新型コロナウイルスは収束したわけではなく、一部では第2波、第3波の到来が懸念されています。治療薬やワクチンがまだ存在しないため、我々はコロナとの共存を意識した「withコロナ時代」を過ごすことになります。

一方、緊急事態宣言を受け多くの企業がテレワークを導入しました。しかし、テレワークは新型コロナウイルス対策のためだけのものだけではありません。なぜなら、テレワークを支えるために導入したツールが、やがてコロナ騒動が収束した後も、企業にとって大きな価値を与えるからです。

テレワークをすでに導入している企業では、Web会議システムを用いて頻繁に会議を開いていることでしょう。Web会議は、オフィスに出社しなくても、オンラインで会議に参加できる点が特徴です。業務時間はもちろん、業務時間外にWeb会議を利用し、同僚と“オンライン飲み会”を開いたという人もいるはずです。
しかし、これらはテレワークのメリットの一面でしかありません。これ以外にもさまざまな効果が見込めます。

2.会議のコストも削減し、情報漏洩の心配もない

もしWeb会議ツールがドコモの「sMeeting」であれば、インターネットに接続できる環境であれば、PCだけでなくスマートフォンやタブレットといったスマートデバイスでも会議に参加できます。たとえ自宅でなくても、外出先や出張先であっても、Web会議に参加できるメリットがあります。
さらに、sMeetingは画面上に資料を表示できるため、人数分のプリントを用意する手間もコストも必要ありません。会議中に表示した資料は、会議後、端末から自動的に消去されるため、情報漏洩の心配もありません。
Web会議では、とかく音質や音声の遅延が会議の妨げになりがちですが、sMeetingは遅延なく安定した音声が届けられるよう、音声を高い品質を保ったまま圧縮できるプログラムを採用しています。そのため、高音質の会議を行うことができます。

会議以外の用途にも活用できます。例えば、新商品の営業のため得意先を訪問する場合に製品の特徴については、技術者から説明してもらうのが一番です。しかし、なんらかの事情で同行できない場合、営業が得意先からsMeetingを使えば、技術者がその場にいなくても顧客に説明ができます。営業面と技術面の両面から商品説明ができれば、商談がまとまる可能性も高くなるでしょう。

導入の際には事前に操作を体験しておきたいところです。sMeetingには原則、2週間の無料トライアル期間が用意されています。実際に操作を体験し、利便性、操作性が実感できます。

3.仮想デスクトップで、今いる場所がオフィスになる

一方の仮想デスクトップは、どこからでも会社にいるのと同じ感覚で、社内システムにアクセスできます。
たとえ在宅勤務中であっても、社内のファイルサーバーに保存したWordやExcel、PowerPointなどの文書の閲覧・編集、メールの送受信、スケジュール確認、見積もり・請求書の作成・発行、勤怠システムへの入力、といったことも可能になります。それと同じことを、外出先や出張先、移動中でも行うことができます。

s-WorkSquareでは、sMeeting と同様、PC、スマートフォン、タブレットから社内システムにアクセスできます。端末はあくまでも仮想デスクトップを操作しているだけであり、社内システムへ直接アクセスしているわけではありません。単に画面情報を送信するだけなので、PCなどの端末にデータを残さない仕組みとなっており、高セキュリティが保証されています。

4.テレワークを支援するツールは、コロナ後にこそ活躍する

仮想デスクトップは、何もコロナ対策だけで終わるものではありません。コロナが収まった後も、働き方改革に貢献します。

たとえば外回りの多い営業担当者が、移動時間や空き時間に仮想デスクトップを利用することにより、業務効率の向上につながります。顧客訪問のスキマ時間に、仮想デスクトップからメールをチェックし、打ち合わせ前に提案する資料を確認したり、打ち合わせ中に予定していなかった資料を、社内のファイルサーバーにアクセスして顧客に見せたり……といったことも可能です。

テレワークを支援するツールは、コロナ後にこそ活躍する

建設会社や設備会社などの現場管理者にとっても、テレワーク環境は効率よく業務を進められる有効なツールです。これまでは作業現場で確認した工事の進捗状況は、わざわざ会社に戻って施工管理システムにデータを入力し、作業報告書を作成しなければなりませんでした。しかし、s-WorkSquareを利用すれば、作業現場での確認後、その場ですぐに入力作業が行えます。
提携先や委託業務の受託企業に常駐している従業員は、自社に戻って行っていた勤怠管理や精算等の事務処理を、常駐先からs-WorkSquareで自社の社内システムにアクセスして処理できます。

これ以外にも、自社の事業について複数の地域での展開を計画している企業では、従来であれば拠点ごとに事務所を開設し、ネットワーク等の設備を構築しなければなりませんでした。しかし、s-WorkSquareのような仮想デスクトップ環境があれば、拠点ごとに環境を構築する必要はありません。各事務所から仮想デスクトップにアクセスすれば、必要な処理が行えます。

このように、コロナ対策として導入したWeb会議ツールと仮想デスクトップは、コロナ後にも働き方改革を推し進める重要なツールとして活用できます。もしまだ導入していないという企業は、まずはどちらか一方からでも検討してみてはいかがでしょうか。コロナ後のビジネスは、コロナ前よりもより良いものへと変わっていくはずです。

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