大分合同新聞社様

導入事例:大分合同新聞社様

ITツールを積極的に活用して新時代の働き方を実践、新聞社のイメージを一変させるDXへの取組み

大分合同新聞社は、2022年に創刊136年を迎え、1日約17万部の発行部数を誇る大分県唯一の県紙。旧来のワークフローを見直し、働き方改革を進めるために、全社員が活用できるグループウェアとして「Google Workspace™」を導入。
社員間の情報共有やコミュニケーションを円滑化しただけでなく、各部門がそれぞれ利活用の方法を追求することで、編集、制作、人事・総務などあらゆる部署で業務の効率化が進んでいる。テレワークや分散勤務といったニューノーマルな働き方にもいち早く対応し、「Google Workspace」の機能を活用した紙面制作フローも定着。導入からわずか3年で、ワークスタイルは大きく変化した。

目的 業務効率化
業種 メディア
エリア 九州
従業員数 301名~1,000名

導入内容

導入サービス・ソリューション

Google Workspace(旧G Suite)

Google Workspace(旧G Suite)

いつでも、どこでも、端末を超えて連携するクラウドベースのオフィス生産性ツール

Google Workspace

ビジネスプラス

ビジネスプラス

スマホ・ケータイをはじめ、ビジネスのあらゆるシーンをサポート

ビジネスプラス

導入前・導入後の比較

導入効果
導入前の課題 導入後の成果
1 個別の PC やメールアドレスを持たない社員も多く、情報共有や個別連絡が滞ることがあった。 1 どこからでもメールの確認や情報共有が可能となり、テレワークやオンライン会議も自然に実践できた。
2 出力紙によるチェックや電話による確認など、アナログな業務フローが多く、非効率だった。 2 クラウドでのデータ共有や「Google Workspace」の各機能を活用した業務フロー構築により、業務効率が飛躍的に向上した。
3 デジタルに慣れていない社員が多く、せっかくITツールを導入しても使いこなせるか不安があった。 3 ドコモが講師を派遣して研修を実施。その後の積極的な「Google Workspace」の利活用につながった。

お客さまの声

導入のきっかけアナログな社内システムを見直し、働き方改革を進めるためにグループウェアとして「Google Workspace」を導入

導入のきっかけ

大分合同新聞社では、新聞社という特性上、新聞紙面を制作する部署や印刷を担当する部署など、ローテーション勤務を行う部署が存在します。以前は、こうした部署には1台の共有PCとひとつの共有メールアドレスが割り振られているのみで、個別に社員と連絡を取るには個人ロッカーに書面を投げ入れなければならない部署も存在していました。また、個別メールアドレスを持たない社員への情報共有は、書面の配布か掲示板への掲示といった方法しかありませんでした。

当社では、こうした課題を解決し、働き方改革を推進するために、2018年に社員全員にドコモのスマートフォンを支給。さらにグループウェアとして「Google Work space」(当時の名称は「G Suite」)の導入が決まりました。他のグループウェアも検討しましたが、社内ですでに「Gmail」アドレスを保有している社員が多かったことと、何より経営陣の判断が導入を後押ししました。

導入に際しての一番の壁はメールアドレスの移行でした。技術面では、社内にメールサーバーを立てて行なっていた運用を、Google のサーバーを経由する設定に変更する必要があり、移行期間にメールが迷子にならないよう苦慮しました。また運用面では、それまでは社員が自由につくっていたユーザー名を規則的なものに変更したものの、しばらくは新旧のメールアドレスを併用できるように設定するといった苦労もありました。

また、デジタルが苦手な社員が「Google Workspace」を活用してくれるかどうかも大きな不安要素でした。そこでドコモから講師を派遣していただき、講習会を開催しました。この講習会が非常に好評で、その後「Google Workspace」の活用が大いに進むきっかけになったと感じています。

導入の効果 各部門で積極的な利活用が進み、大幅な業務効率化を実現。「Google Workspace」の機能を活用した紙面制作フローも

導入の効果

「Google Workspace」の導入によって、まず個人との連絡が容易になり、どこからでもメールの確認や情報共有ができる、スマートフォンでテザリングすれば出社しなくても業務が行えるといった、大幅な業務効率の改善を実現できました。産休中の社員が会社の情報に触れることで距離を感じずに済むといった効果も見られます。また、導入がコロナ禍以前だったことから、テレワークやオンライン会議もスムーズに実践できました。

各部署の働き方改革も進んでいます。人事・総務部では、電話と書面で管理していた会議室や備品の予約管理業務を「Google スプレッドシート」と「Google カレンダー」で大幅に効率化しました。社内外に向けたアンケートも、「Google フォーム」で簡単に収集できるようになっています。

勤怠管理も効率化しています。出社とテレワークが混在し、取材による頻繁な外出がある状況でも、「Google Chat」で情報共有を常に行うことで、今、誰が、どのように働いているのか簡単に把握できるようになりました。

人事においても、採用の面接や試験をオンライン化して移動の手間を減らした結果、辞退者が減少。筆記試験では「Google ドキュメント」を使って解答を書き込む様子を把握できるようにし、公正な試験を実施できました。

紙面づくりの効率化も大いに進みました。「大刷り」と呼ばれる完成直前の試し刷りの確認は、これまでは出力した大刷りをデスクに手渡しし、デスクがスマートフォンで撮影したものをグループチャットで共有していたのですが、大刷りのPDFデータを自動的に「Google ドライブ」で共有するシステムを構築。フローの簡素化、迅速化とともに、ペーパーレス化や非接触運用といった効果も得ることができました。また、本紙に折り込んで配達される「GX PRESS」は「Google Workspace」導入後に創刊した媒体です。最初から「Google Workspace」の利用を前提としたフローで運用されており、テレワークや分散勤務が当然の環境で制作されているため、会議室に全員集合するような会議は、おそらく一度も開催されていません。
ドコモには、導入から運用までの課程で、親身になって相談に乗っていただき、おかげで当社では現在も各部署で着々と働き方改革が進んでいます。今後も「Google Workspace」の機能をすべて使い切るくらいの情熱を持って、改革に臨みたいと思っています。


お客さまプロフィール

別ウインドウが開きます大分合同新聞社様

2022年に創刊136年を迎えた長い歴史と伝統を誇る大分県唯一の県紙 。「大分県を豊かに」を社是として、人々とともに感じ、地域とともに考え、豊かな大分の明日をひらく大分の情報・文化の担い手となる総合情報メディアを追求する。また、真のジャーナリズムを追求し、より正確で便利な情報を提供する未来創造企業をめざしている。

導入システム

導入システム導入システム

営業担当者からのメッセージ

株式会社ドコモCS九州 大分支店 法人営業部 法人営業担当 待鳥 智香

株式会社ドコモCS九州 大分支店 法人営業部 法人営業担当 待鳥 智香

大分合同新聞社さまは、すでにスマートフォンをご導入いただいておりましたので、さらにデジタル化を進めるために、スマートフォンでもスムーズに活用できる「Google Workspace」をご提案しました。
今後も、お客さまのさらなるDX推進に貢献できるよう、さまざまなICTソリューションをご提案させていただきます。

PDFで見る

お問い合わせ

  1. Google、Google Workspace、G Suite、Gmail、Google スプレッドシート、Google カレンダー、Google フォーム、Google Chat、Google ドキュメント、Google ドライブ、 Google Meet は Google LLC の商標または登録商標です。
  • 掲載内容は2022年3月取材時点の情報です。
このページのトップへ